Koliko časa morate hraniti papirnate položnice?

Kljub čedalje večjemu številu ljudi, ki uporabljajo elektronske poti, po katerih lahko prejemajo položnice, ostaja določen del uporabnikov, ki položnice prejemajo v papirnati obliki. Nekateri jih takoj po plačilu odvržejo v smeti, medtem ko jih drugi shranijo. Sčasoma se jih tako lahko precej nabere. Koliko časa pa jih je v resnici treba hraniti? 

Pri plačilih, ki so izvedena prek spletne banke, so zadeve hitro preverljive in lahko izsledljive. Dokazilo o plačilu ima plačnik v arhivu spletne banke. V primeru, ko je plačilo izvedeno na okencu in ko plačnik prejme papirnato potrdilo o plačilu, pa je treba upoštevati določena priporočila glede tega, kako dolgo je treba dokument hraniti. Enoznačnega odgovora na to, kakšna je ta doba, ni.  

Pomemben je zastaralni rok

"Dokazila o plačilih je treba hraniti do izteka zastaralnega roka ne glede na način plačila – ne glede ali je plačilo izvedeno preko plačilnega naloga (položnice) na okencih ponudnikov plačilnih storitev, preko direktne obremenitve (trajnika), preko spletne banke ali kako drugače," poudarja Justina Simčič iz Javnega holdinga Ljubljana. Dokazilo se lahko hrani v elektronski ali papirnati obliki, pomembno je, da je iz dokazila razvidno, da je bila terjatev plačana in kdaj je bila plačana. 

"V primerih, ko uporabniki plačajo več računov (za več vrst storitev, več odjemnih mest in podobno) v enem znesku ali z navedbo nepravilnega sklica, obstaja možnost, da se zapirajo druge terjatve, kot želijo uporabniki. Posledično nastopi izterjava neplačanih računov v obliki pisnih opominov," opisujejo okoliščine, ko prihaja do zapletov v JHL. 

Profimedia

Pazite na sklic

Podobno opažajo v mariborskem podjetju Snaga. Najpogosteje morajo uporabniki predložiti dokazila o plačilu za nazaj, "če je stranka poleg ravnanja z odpadki pri nas naročila še kakšne druge storitve, pa ob plačilu ni pravilno navedla sklica. Vendar takšnih primerov zares ni veliko. Glede na to, da mesečno položnice ali e-račune izdamo okoli 30.000 uporabnikom, v tem primeru ne govorimo niti o enem odstotku naših uporabnikov," pravijo v Snagi. Glede tega, koliko časa fizična oseba hrani položnico, pravijo, da gre za odločitev posameznika, podjetje, kot pravna oseba, pa mora upoštevati zakonska določila glede arhiviranja dokumentov.

Podaljšajte še za pol leta

V primeru, ko uporabniki prejmejo opomin in menijo, da je prišlo do neusklajenega zapiranja računov, se uporabniki lahko pisno odzovejo in pošljejo dokazila o plačilu. Prav tako lahko pošljejo dokazilo o plačilu, če menijo, da plačilo ni bilo evidentirano. "Upravičenih reklamacij uporabnikov v zvezi s plačili je izredno malo," dodajajo v JHL.

"V primeru, da se stranke odzovejo na opomine, vse aktivnosti glede posredovanja dokazil o plačilih potekajo znotraj zastaralnega obdobja plačila računov. Dokazila o plačilih je treba vedno hraniti najmanj do izteka zastaralnega roka, v katerem preneha pravica zahtevati izpolnitev obveznosti. Ker zastaranje po vložitvi tožbe za izterjavo ne teče, pa predlagamo, da se rok hranjenja podaljša še za pol leta od izteka zastaralnega roka," svetuje Justina Simčič.

Zastaralne roke določa Obligacijski zakonik (OZ). Zastaranje začne teči po poteku leta, v katerem je terjatev dospela v plačilo Če pogledamo na primeru računa z rokom plačila 31. maj 2018. Enoletni zastaralni rok začne teči s 1. januarjem 2019, terjatev pa bo dejansko zastarala 1. januarja 2020. Zastaranje teče neodvisno od tega, da se dobave ali storitve nadaljujejo.

Boštjan Tacol

Za večino terjatev, ki jih v gospodinjstvih plačujemo mesečno oziroma za največ tri mesece, velja enoletni zastaralni rok:

1. terjatve za dobavljeno električno in toplotno energijo, plin, vodo, za dimnikarske storitve in vzdrževanje snage, če je bila dobava oziroma storitev izvršena za potrebe gospodinjstva;
2. terjatve radijske in televizijske postaje za sprejem programov;
3. terjatve pošte, telegrafa in telefona za uporabo telefonov in poštnih predalov, kot tudi druge njihove terjatve, ki se plačujejo v trimesečnih ali krajših rokih;
4. terjatve za naročnino na občasne publikacije, šteto od takrat, ko je iztekel čas, za katerega je bila publikacija naročena;
5. terjatev za storitve zagotavljanja dostopa do medmrežja, za storitve zagotavljanja uporabe elektronske pošte in elektronskih poštnih predalov, za storitve vzdrževanja spletnih strani in za storitve, povezane z dostopom do kabelskih in satelitskih radijskih in televizijskih programov, ki se plačujejo v trimesečnih ali krajših rokih;
6. terjatve upravnikov večstanovanjskih hiš za storitve upravljanja ter druge njihove terjatve, ki se plačujejo v trimesečnih ali krajših rokih.

Terjatve občasnih dajatev, ki dospevajo letno ali v določenih krajših časovnih presledkih (občasne terjatve), zastarajo v treh letih od zapadlosti vsake posamezne dajatve, bodisi da gre za stranske občasne terjatve, kot je terjatev obresti, ali pa za takšne občasne terjatve, s katerimi se črpa sama pravica, kot je terjatev preživljanja.

Terjatve zastarajo v petih letih, če ni z zakonom določen za zastaranje drugačen rok – splošni zastaralni rok.

Furs: Morebitne težave rešujejo hitro

Finančna uprava RS, od katere večina prejme položnice, vezane na plačilo dohodnine in nadomestilo za uporabo stavbnih zemljišč, pojasnjuje, da morebitne nepravilnosti pri njih zaznajo hitro. Najkasneje v roku enega meseca uprava zazna, da je pri transakciji prišlo do napake in začne zadevo urejati z uporabnikom. 

Do zmede lahko pride v primerih, ko gre opomin že na pošto, uporabnik pa v času, preden prejme opomin, zapadlo obveznost že poravna. V takih primerih se največkrat stvari razčistijo prek telefona. 

Na Fursu priporočajo, da se papirnata dokazila še nekaj časa hrani. Zakon o računovodstvu določa, da je za prodajne in kontrolne bloke ter za pomožne obračune in podobne knjigovodske listine rok hrambe dve leti. V primeru postopkov nadzora za nazaj je ta rok 5 let. A kot poudarjajo, gre tukaj za izredne primere in okoliščine. 

Želeli bi odprtost za nove možnosti

"Shranjevanje plačanih položnic je pomembno za to, da ima uporabnik dokazilo o plačilu terjatve. Koliko časa je položnice treba hraniti, je odvisno od zastaralnega roka terjatev. Zastaralni rok telekomunikacijskih računov je eno leto, medtem ko je pri spletnih bankah hramba urejena različno. Zato uporabnikom svetujemo, naj si v tem primeru dokazila o plačilu natisnejo in shranijo. V našem primeru uporabniki dokazilo o poplačilo terjatev predložijo v primeru, da želijo takojšnji ponovni vklop telekomunikacijskih storitev, ki so jim bile izklopljene zaradi neplačila," pojasnjujejo v Telekomu Slovenije. 

Svoje uporabnike spodbujajo k prehodu na elektronske oblike računa, ki jih lahko prejemajo prek e-banke ali prek e-pošte. "Tako skoraj četrtino računov pošiljamo po e-pošti, 3 odstotke računov pa prek bančnih kanalov pošiljamo neposredno v spletne banke." Možnost pošiljanja e-računa v spletno banko so ponudili že leta 2009. Uporabniki so po njihovih izkušnjah zadovoljni, saj število e-računov vseskozi narašča, še posebej pri poslovnih uporabnikih. "V Telekomu Slovenije svoje uporabnike spodbujamo za elektronsko obliko poslovanja tako, da jim s prehodom s papirnatega načina prejemanja računov na e-račun podarimo dodatnih 200 točk v okviru Programa zvestobe."

"Ob tem pa bi si želeli nekoliko več odprtosti za nove možnosti, in sicer brez omejitev na klasične pristope. Tako, na primer, skladno z zakonodajo v Telekomu Slovenije račune primarno izdajamo v tiskani obliki, v e-obliki pa le v primeru, ko se naročnik za to izrecno odloči."

"Hranite vsaj nekaj časa"

V A1 pravijo, da uporabnikom, ki prejemajo tiskane položnice, teh ni treba hraniti. "Kljub temu je priporočljivo, da položnice hranijo vsaj nekaj časa, saj lahko s potrdilom najlažje dokažejo plačilo računa v primeru, ko je bil račun plačan, a se pri nas iz določenega razloga ni ustrezno poknjižil. Najbolj preprosta rešitev pa je plačilo preko direktne obremenitve ali preko e-banke," še dodajajo.

dezurni@zurnal24.si