Pravijo, da je dobra priprava na sestanek kar 80 % njegovega uspeha. Se strinjate s trditvijo?
Pojem priprava v tem primeru obsega tako tehnično pripravo na sestanke (na primer sejna soba, računalnik, projektor), ki je navadno odgovornost sklicatelja (običajno vodja oddelka), kot tudi psihološko in čustveno pripravo udeležencev. Pri udeležencih je treba poudariti, da ni dovolj le vzeti dnevni red in priti na sestanek, temveč je zelo pomembno, da ugotovite, kaj lahko na sestanku dosežete vi – kako lahko vi sami pripomorete k uspešnosti sestanka (pridobite informacije, zbirate ideje, informirate druge, predlagate določene rešitve problema, s predstavitvijo kakega projekta navdušite druge itd.). Izjemnega pomena je torej, da se na sestanek ustrezno pripravite!
Elementi idealnega sestanka
Takšen sestanek mora biti organiziran in pripravljen vnaprej. Imeti mora jasno opredeljen namen in cilj – zakaj se sestanek sklicuje, kaj se želi pri posamezni točki doseči in podobno. Izjemno pomembno je, da je med udeleženci sestanka zagotovljena dvosmerna komunikacija. Navadno eden od udeležencev (običajno vodja oddelka ali vodja kakega projekta) usmerja razpravo k zastavljenemu cilju. Priporočljivo in zaželeno je, da se sestanki končajo s pisnim povzetkom (tako imenovanim zapisnikom) sklepov, ki so bili sprejeti na sestanku in jih je treba realizirati. Zakaj je dobro, da se sklepi, rok njihove izvedbe in osebo, ki je odgovorna za realizacijo, zapiše v zapisnik? Ker navadno v kolektivih (sploh tistih večjih) dogovori po načelu "rekla kazala" ne funkcionirajo, saj ljudje stvari dojemamo različno. Poleg tega se kaj rado pripeti, da se stvari pozabijo – sploh tiste malo manj prijetne zadolžitve – ali pa se odgovornost preprosto preloži na drugega.
Kaj je uspešen sestanek?
Sestanek je uspešen, kadar omogoči uspešnejše doseganje ciljev kot druge oblike sodelovanja (na primer e-mail, telefonska konferenca, pogovor na štiri oči …). Sestanki zahtevajo čas in denar, zato je smiselno organizirati tiste sestanke, ki bodo več prinesli kot porabili. Dobro je, če pred sklicem izračunamo stroške sestanka. Preden skličemo sestanek, je zato treba premisliti, ali je sestanek res potreben. Pri tem si lahko pomagate z vprašanji, kot na primer, ali tema/projekt/problem zadeva več ljudi (ne le enega ali dva), je stvar pomembna ali zgolj nujna, ali mora o zadevi/temi odločati več ljudi …
