Oglejmo si, kako lahko s pomočjo sistema za CRM obvladate dejavnike, ki povzročajo stres pri delu.
1.) Kaos na vaši mizi
Ste med tistimi, ki delajo na vse manjši površini delovne mize: na edinem preostalem prostorčku, ki še ni pokopan pod kupi papirja in dokumentov? Okrog telefona in na računalniškem zaslonu se kopičijo samolepljivi lističi z nakracanimi zapiski tipa "Pokliči g. Papsta!", "Do 1. 5. spremeni pogoje v pogodbi!” in podobno. Vsi ti papirčki motijo vašo koncentracijo in vam nenehno dajejo občutek, da ne delate dovolj hitro in da ne obvladujete situacije. Zaradi njih se počutite neuspešno.
CRM nasvet: Sistem za upravljanje odnosov s strankami (CRM) omogoča, da imate svojo “delovno mizo” vedno urejeno in pri sebi. Zagotavlja hiter dostop do pomembnih informacij in dokumentov o strankah, projektih, nalogah in celotni zgodovini aktivnosti v zvezi z določenim kupcem oziroma partnerjem. Podatkov, ki ste jih vi in vaši sodelavci zabeležili v sistem za CRM, ne boste pozabili ali založiti, ker so vedno na varnem – z vami.
2.) Roki, roki, roki!
Veliko prodajnih aktivnosti je vezanih na roke: dogovorjen sestanek s potencialnim kupcem, obljuba za poslano ponudbo, oddaja dokumentacije … Težava nastane, ko rokom ne zmorete več slediti in začnete zamujati. Zaradi tega začnete izgubljati zaupanje kupcev in s tem tudi prodajne priložnosti.
CRM nasvet: Uporabite samodejne opomnike, ki jih omogoča sistem za CRM, da boste pravočasno opozorjeni na roke posameznih nalog. To vam bo omogočilo, da se osredotočite na trenutno nalogo, obenem pa ne boste pozabili na ostale predvidene naloge. Obvestila lahko dobite po e-pošti, SMS sporočilih ali opomnikih na mobilnem telefonu. Ko pošljete ponudbo, naj vas npr. sistem za CRM tri dni kasneje opozori, da pokličite potencialnega kupca. Če opravljate servisne naloge, naj vas CRM opozori, da je ponovno čas za servis in obisk kupca ...
3.) Sodelavci, ki drug drugega motijo pri delu
Kako pogosto morate sodelavca ali nadrejenega nekaj vprašati, da lahko nadaljujete svoje delo? Jasno vam je, da da bo moral zaradi tega prekiniti svoje delo in ga boste s tem zmotili. Lahko mu pošljete e-pošto, na katero bo odgovoril, ko bo imel čas; a z izmenjevanjem številnih e-poštnih sporočil lahko vse skupaj postane zelo nepregledno.
CRM nasvet: Naloge raje dodeljujte skozi sistem za CRM (ki producira avtomatska e-poštna obvestila). Tako boste točno vedeli, katere naloge so opravljene, kdo jih je opravil in kdaj. Poleg tega se boste tudi leto dni kasneje brez težav “spomnili”, kaj ste se dogovorili na določenem sestanku. CRM koledar omogoča načrtovanje in spremljanje svojih in aktivnosti sodelavcev (sestankov, klicev itd.). Ko npr. status ponudbe spremenite v “realizirana”, so lahko vaši sodelavci v finančnem oddelku o tem avtomatsko obveščeni in vedo, da lahko izstavijo fakturo.
4.) Komunikacija 1-1 je najboljša, vendar zahteva veliko sredstev
Individualno delo z obstoječimi kupci lahko zelo hitro zapolni ves vaš razpoložljivi čas. Kdaj potem sploh pridobiti nove kupce?
CRM nasvet: Danes na srečo obstaja veliko odličnih orodij, ki jih lahko povežete s sistemom za CRM in s tem bistveno zmanjšate porabo časa: različna orodja za pošiljanje množične e-pošte, orodja za množično pošiljanje SMS sporočil, klicni centri … Dober CRM sistem vam bo omogočil pripravo adrem, avtomatski prenos podatkov, zajem povratnih informacij in spremljanje celotne kampanje. Seveda z minimalno porabo časa, da se lahko posvetite tudi novim kupcem.
5.) Statičnost – mobilnost
Se vam pogosto zgodi, da se tik pred sestankom ne spomnite imena sogovornika ali točnega naslova srečanja? Kolikokrat ste dobili odlično idejo, kako zapeljati določen posel, vendar si niste nikamor zapisali, ker niste imeli kam?
CRM nasvet: Uporabite mobilno aplikacijo za CRM. Telefon imate vedno zraven in to vam bo omogočilo, da boste lahko v vsakem trenutku dostopali do vseh ključnih podatkov ter v sistem zabeležili pomembne opombe, naloge ali dogovorjene sestanke.
6.) Predaja dela pred dopustom
Po napornem delu je prav, da si privoščite zasluženo sprostitev. Žal pa je prav čas pred odhodom na počitnice pogosto najbolj stresen. Katere naloge lahko predate, katerih ne, kako sodelavcem podati vse ključne informacije, da ob vašem povratku ne bo ostalo samo pogorišče? In predvsem: kaj vse še morate urediti pred odhodom?
CRM nasvet: Če redno uporabljate CRM, se lahko mirno odpravite na dopust. Že danes. Vsi vaši dogovori s kupci so v bazi, vse vaše prihodnje naloge so vpisane (avtomatsko ali ročno), vse informacije o vaših kupcih so dostopne vsem, ki ste jim to omogočili. Sodelavci lahko takoj prevzamejo vse vaše odprte naloge in načrtovane aktivnosti in poskrbijo, da bodo kupci zadovoljni, četudi boste vi uživali na zasluženih počitnicah. Telefon boste potrebovali samo za fotografiranje, medtem pa bo posel nemoteno tekel naprej.
Intrix CRM lahko kadarkoli brezplačno preizkusite. Spoznajte ga tu.
