S. K. je vlogo po elektronski pošti poslala 13. februarja, v začetku marca so jo zaprosili za manjkajoče podatke, ki jih je poslala, nato pa iz arhiva ni bilo več nobenega glasu. S. K. trdi, da je večkrat klicala, a je bila njena kontaktna oseba vedno odsotna, včasih ravno na malici, drugič na sestanku, poleti pa jo je le priklicala, a obljubljenih podatkov ni dobila. Pred nekaj dnevi pa jo je v tretjem poskusu tisti dan le dobila in ko ji je omenila medije, je le našla čas za njo, zdaj pa je tudi že dobila želene podatke.
V Arhivu Republike Slovenije obžalujejo, da je prišlo do takšne zamude. Kot so pojasnili, po zahtevi za dopolnitev vloge v dokumentaciji nimajo več nobenih dokumentov ali stikov po elektronski pošti, po navedbah pristojne arhivistke pa je uporabnica manjkajoče podatke sporočila po telefonu. Nam je sicer bralka posredovala elektronsko pošto z dodatnimi podatki, ki je bila poslana 3. marca.
"Zaradi preobremenjenosti z drugimi nalogami in drugih okoliščin je njeno vlogo očitno založila, za kar se je ob ponovnem telefonskem razgovoru 9. decembra uporabnici tudi opravičila,“ so povedali v arhivu, gradivo pa so ji pripravili že čez dva dneva.
Z arhivom ne poslujte po telefonu
Da do podobnih zapletov ne bi prihajalo, uporabnike spodbujajo, naj vloge in dopolnitve vlog oddajajo v pisni obliki, lahko tudi prek elektronske pošte, tako da je postopek dokumentiran in lahko napake in zamude sproti odkrivajo in odpravljajo.
Vsak dan sicer v arhivu dobijo več deset vlog, vprašanj in zahtev, delijo pa jih na upravne, znanstvenoraziskovalne in osebne. Vsaka vloga, ki jo prejmejo v fizični ali elektronski obliki, se, tako zagotavljajo, zavede v dokumentni sistem in se ne more izgubiti ali založiti. "Lahko pa se seveda zgodi, da se podaljša čas reševanja kakšne zahtevnejše vloge, če je arhivist, ki je edini specialist za to področje, dalj časa odsoten, na primer na bolniški. Reševanja takšne zahtevnejše vloge zaradi nepoznavanja gradiva namreč ne more prevzeti katerikoli drug zaposlen v arhivu,“ pojasnjujejo.
Najkrajši odzivni čas že 24 ur
"Če uporabnik pri naročilu navede natančne podatke o arhivski ali tehnični enoti, ki jo želi raziskovati, dobi na vpogled in v uporabo gradivo že naslednji dan od datuma naročila, torej v 24 urah, seveda pod pogojem, da je gradivo v skladiščih, ki so locirani ob obeh čitalnicah in ob pogoju, da naročeno gradivo ne vsebuje podatkov, ki so po zakonu nedostopni. Gradivo, ki se nahaja v dislociranem skladišču, dobi uporabnik na vpogled najkasneje v treh delovnih dneh," pravijo v arhivu. Pisne vloge, ki jih prek glavne pisarne v reševanje dobijo arhivisti, ki so pristojni za posamezno zgodovinsko obdobje ali vrsto gradiva, pa se rešujejo od nekaj dni do največ dveh mesecev.
